(9.1) Administrator-Ebene

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Über diese Seite

Auf dieser Seite finden Sie Informationen zu den Administratorrechten.


Allgemein

Das hbz legt für eine Bibliothek, die ELi:SA nutzen will, eine "Institution" in ELi:SA an. Details wie Name, IDs und die Zugehörigkeit dieser Bibliothek zum hbz-Verbund oder BVB können nur vom hbz-Administrator vorgenommen werden. Alle weiteren instiutionsspezischen Konfigurationen werden vom Admin der Institution (Bibliothek) vorgenommen.

Der Admin kann unter dem Reiter Einstellungen folgende Konfigurationen für seine Institution vornehmen.

Nutzer

Unter "Nutzer" kann der Admin einer Institution neue Nutzer anlegen oder vorhandene Nutzer verwalten. Für jeden neuen Nutzer wird ein Name, eine E-Mail-Adresse (wichtig für die Zusendung des Initialpasswortes), der Status sowie die Nutzerrolle vergeben.

Über den "Status" wird entschieden, ob bestellte Warenkörbe aus ELI:SA exportiert und gegen welches System sie abgeglichen/verarbeitet werden:

  • Demo/Schulung: Es erfolgt keine Weiterverarbeitung der Warenkörbe.
  • Test: Die bestellten Warenkörbe werden gegen ein Testsystem der Institution abgeglichen bzw. über ein Testsystem weiterverarbeitet.
  • Produktion: Es erfolgt der Export und die Weiterweitervarbeitung der bestellten Warenkörbe gegen ein Produktionssystem.
Hinweis für Techniker

Je nach Status werden die bestellten Warenkörbe aus ELi:SA in ein dafür definiertes Verzeichnis auf dem ELi:SA ftps-Server zur Abholung und Weiterverarbeitung im jeweiligen System abgelegt. Es gibt derzeit jeweils ein Verzeichnis für den Status "Test" und "Produktion". Beim Status "Demo/Schulung" erfolgt kein Export aus ELi:SA.

Mit der Funktion "Rolle" legt der Admin die Berechtigungen für einzelne Mitarbeiter/Innen der Institution in ELi:SA fest. Es gibt drei verschiedene Nutzertypen:

  • User = Standardnutzer; Profilierung und Planauslieferungen sind erlaubt
  • Medienbearbeiter = Kann keine Profile und Pläne bearbeiten. Die Bearbeitung ist auf Merklisten und Warenkörbe beschränkt.
  • Administrator = Admin einer Institution (n Admins möglich, alle haben identischen Zugriff auf die Systemadministration)

Über den Button "Neuen Nutzer anlegen" werden die Angaben zum neuen Nutzer im System angelegt. Daraufhin erhält der Nutzer ein Initialpasswort per E-Mail zugesendet. Mit diesem kann er sich in ELi:SA anmelden und unter "Meine Einstellungen" ein neues, eigenes Passwort vergeben.

Für bestehende Nutzer stehen dem Admin verschiedene Bearbeitungsfunktionen zur Verfügung. Nutzer können umbenannt, gelöscht oder deren Status/Rolle geändert werden. Zusätzlich können Notizen zum Nutzer ergänzt werden.

Hinweise
  • Um die geänderten Einstellungen eines Nutzers zu speichern, muss auf das Disketten-Icon geklickt werden. Hier gibt es keinen Speichern-Button.
  • Wechsel der Nutzerrolle "User" auf "Medienbearbeiter": Der Rollenwechsel eines ELi:SA-Nutzers von "User" auf "Medienbearbeiter" durch den Admin führt nicht zur automatischen Löschung der entsprechenden Profile und Pläne, sodass es trotz Status "Medienbearbeiter" zu Planauslieferungen an diesen ELi:SA-Nutzer kommt. Damit der Medienbearbeiter keine weiteren Pläne erhält, sind entweder die früheren Profile des betreffenden Nutzers durch wiederholten Rollenwechsel auf "User" zu löschen oder generell bevor es zur Änderung auf  "Medienbearbeiter" kommt, die bisherigen Profile unter "User" zu bereinigen.

Bestandsabgleich

Damit der nächtliche Bestandsabgleich vor der Planauslieferung erfolgreich laufen kann, müssen unter der Registerkarte "Bestandsabgleich" die technischen Verbindungdaten für den Server und die Schnittstellen eingegeben werden. Zur Auswahl stehen Z39.50- oder SRU-Schnittstellen.

Mit dem anschließenden Verbindungstest kann die eingegebene Verbindung auch direkt überprüft werden. Dabei ist eine im Bestand vorliegende ISBN ohne Bindestriche anzugeben. Der grüne Haken bei der ISBN bedeutet, dass der Verbindungstest erfolgreich war. Wird ein rotes X angezeigt, ist der Verbindungstest fehlgeschlagen.

Neben dem automatisierten Bestandsabgleich besteht die Möglichkeit, in Titellisten einen manuellen Bestandsabgleich gegen den eigenen Katalog durchzuführen. Hierbei muss der Admin vorab unter der Registerkarte "Bestandsabgleich" den entsprechenden Link in den lokalen Katalog eintragen. Eine Abfrage kann über die ISBN oder die Kombination Person + Titel erfolgen.

Hinweis

Eine Suche mit Person+Titel gegen den Katalog liefert oftmals keine oder keine vollständigen Treffer, da in ELi:SA die Onix-Felder mit anderen oder keinen Inhalten als in unseren Katalogen belegt sind.

Bestellfelder

Unter der Registerkarte "Bestellfelder" kann vom Admin je nach Lokalsystem eine bestimmte Anzahl an festen Bestellfeldern konfiguriert werden. Der Admin legt dabei für jedes Bestellfeld fest,

  • welche interne Bezeichnung das Feld erhält. Diese Bezeichnung wird den Nutzern beim Öffnen der Bestellfeldmaske angezeigt.
  • um welchen Feldtyp es sich handelt.
  • welche Standardwerte und Defaults in dem jeweiligen Feld allen ELi:SA-Nutzern angezeigt werden. Hierbei können auch vorab erstellte Wertelisten in ELi:SA hochgeladen werden (s. Wertelisten mportieren)
  • ob es sich bei einem Bestellfeld um ein Pflichfeld handelt (Pflichtfelder müssen immer gefüllt werden, sonst wird eine Bestellung verhindert). Pflichtfelder sind in der Bestellmaske mit (*) gekennzeichnet.
  • ob ein Bestellfeld aktiv und damit in der Bestellfeldmaske dem Eli:SA-Nutzer angezeigt werden soll. Ist ein Bestellfeld inaktiv geschaltet, wird es in der Bestellfeldmaske nicht mehr angezeigt. Dieses Feld kann dennoch mit Werten belegt sein, die (verdeckt) mit übermittelt werden.
Hinweise
  • Die Feldlänge eines Bestellfeldes ist fest definiert und kann nicht geändert werden.
  • Es können nur aktive Bestellfelder für die Bestellfelderregeln verwendet werden.

Nachdem der Admin alle Bestellfelder eingerichtet hat, hat er die Möglichkeit einzelne Feldkonfigurationen oder alle Feldkonfigurationen an die ELi:SA-Nutzer innerhalb einer Institution zu verteilen (Buttons "Alle Werte verteilen" oder "Verteilen").

Der Umfang an festen Bestellfeldern richtet sich nach dem Lokalsystemtyp. Aleph- und SISIS-Lokalsysteme benötigen unterschiedliche Bestellinformationen für die lokale Weiterverarbeitung der Daten.

Folgende Felder stehen dem jeweiligen Lokalsystem zur Verfügung:

  • SISIS: Besteller, Bestellart, Bestellnummernkreis, Fach, Lieferant, Bestellform, Haushaltstitel, Bibliographische Erscheinungsform, Physische Erscheinungsform, Notizfeld, Herkunft, Lieferadresse, Bemerkung, Reklamationsdatum, Fremde Bestellnummer, Kundennummer, Preisart, Organisationseinheit, Zweigstelle, Titel-ID im Verbundkatalog, ISIL der bestellenden Bibliothek
  • Aleph: ISIL der bestellenden Bibliothek, Titel-ID im Verbundkatalog, Bibliotheksnotiz, Artikelnummer, Lieferantennotiz, Etat, Bestellstatus, Weitere Bestellnummer 1&2, Bestellgruppe, Bestellart, Materialart, Erwerbungsart, Aktion (für Initiator-ID), Lieferantencode, Eilt

Erfassung und Upload von Werten bzw. Wertelisten

Zur Auswahl stehen drei verschiedene Feldtypen für die Bestellmaske:

  • Dropdown: Es stehen verschiedene feste Werte zur Auswahl
  • Text: Beim Besttellfeld wird Freitext eingetragen bzw. kann hier ein Default gesetzt werden
  • Checkbox: Das Feld wird als Checkbox in der Bestellmaske angezeigt. Dort kann durch den Nutzer ein Häkchen gesetzt werden.

Dropdown

Die Wertepaare "Code - Label" müssen für die Felder mit Dropdown-Listen in der Form "Code|Label" erfasst werden. Dabei wird jede Eingabe mit Enter bestätigt.

Bei (großen) Wertelisten ist ein Upload der Werte über Textdateien (.txt oder .csv) möglich. Pro Zeile muss das Wertepaar in der Form Code|Label eingetragen werden.

Auch die Eingabe bzw. der Upload von nur einer Form "Wert" ist möglich (ohne Differenzierung nach Code und Label). Intern wird in diesen Fällen dann der Code und das Label mit dem identischen Inhalt geführt.

Hinweise
  • Codes und Labels müssen innerhalb eines Bestellfeldes disjunkt sein - dürfen nicht dublett vorkommen
    • Werte mit bereits vorhandenen Codes oder Labels können nicht gespeichert werden (Dubletten)
    • Es erscheint eine Fehlermeldung:  "Fehler bei <Feld>: Werte müssen einzigartig sein."
  • Listen müssen ausschließlich UTF-8-codiert sein
    • Der Upload von ANSI-encodierten Dateien führt zu einer falschen Anzeige

Beispiele

(Zur Vergrößerung bitte auf das Bildklicken)

Defaults

  • Wenn ein gerade neu erfasster Wert auch neuer default-Wert werden soll, muss zunächst der neue Wert explizit durch Speichern bestätigt werden (Button: speichern).
    • Erst danach kann dieser Wert als default-Wert angegeben werden (ohne Speichern fehlt der Wert in der Liste der für den default möglichen Werte)
  • Beim Löschen eines Wertes, der den default-Wert darstellt, erfolgt gleichzeitig auch eine Löschung dieses Wertes als default
    • Damit das neue Setzen eines deafult-Wertes nicht vergessen wird, empfiehlt es sich vor dem Löschen eines Wertes den neuen default-Wert zu konfigurieren

Konfiguration Haupt- und Zweigbibliotheken

  • Wenn die Abweichenungen in der Konfiguration der Bestellfelder und Bestellfelderregeln zwischen Haupt- und/oder Zweigbibliotheken nicht zu groß sind, sollten lokale Anforderungen an ELi:SA innerhalb einer ELi:SA-Institution umgesetzt werden. Mindest-Voraussetzung dafür sind:
    • identischer Umfang der Bestellfelder
    • gemeinsame Wertelisten
  • Auch vollkommen unterschiedliche Wertelisten pro Teilbibliothek lassen sich in ELi:SA verwalten:
    • der Admin muss dafür die Summe aller Wertevorräte aller Teilbibliotheken in ELi:SA für die Institution pflegen und die einzelnen Nutzer könnten diese Wertelisten für die Oberläche individuell reduzieren.
    • Hinweis: Summe der Wertelisten meint dass, z.B. bei einer ELi:SA-Institution für das Feld Etat
      - die Werte 1-149 für Bibl. A definiert werden 
      - die Werte 150-199 für Bibl. B definiert werden
  • Bei Bedarf könnte das hbz innherhalb von Eli:SA auch für eine Gesamt-Einrichtung (z.B. mit mehreren großen Standorten) mehrere Institutions-Accounts anlegen; also zum Beispiel getrennte ELi:SA-Institutionen für die Hauptbibliothek und die Zweigstellen:
    • auf diese Weise können innerhalb jeder ELi:SA-Institution vollständig von der anderen Einrichtung getrennte Konfigurationen der Bestellfelder und -regeln vorgenommen werden.
    • Ein "Aber" bleibt:
      • Aufwand für das paralle Pflegen von n Institutionen durch Ihren lokalen Admi
      • Merklisten und Warenkörbe können nur an Nutzer der gleichen ELi:SA-Institution weitergegeben werden

Bestellfelderregeln

Erfassung / Definition

Für jedes Bestellfeld können weitere Ausprägungen oder Einschränkungen über Bedingungen/Regeln definiert werden:

  • Beispiel: Wenn das Quellfeld Etat mit dem Wert A belegt ist, wird das Zielfeld Lieferant mit dem Wert B automatisch gefüllt.
    • Quellfelder für Bestellfelderregeln sind alle auf aktiv gesetzten Bestellfelder, das Feld Bestellmenge und bestimmte Titelfelder
    • Zielfelder für Bestellfelderregeln sind alle auf aktiv gesetzten Bestellfelder und das Feld Bestellmenge
  • Für jede Regel können maximal 2 Bedingungen gesetzt werden.
  • Jede Regel verfügt über einen Schieberegler zur Aktivierung/Deaktivierung.

Es gelten folgende Operatoren:

  • Operator = Prüfung auf Gleichheit von Inhalten. Mögliche Platzhalter für die Trunkierung sind ? (exakt ein Zeichen) und * (beliebig viele  Zeichen).
  • Operator > Vergleich von zwei numerischen Werten (A größer als B). Bei ungültigen Eingaben findet keine Auswert ung statt.
  • Operator < Vergleich von zwei numerischen Werten (A kleiner als B). Bei ungültigen Eingaben findet keine Auswertung statt.
  • Operator ≠ Prüfung auf Ungleichheit von Inhalten. Mögliche Platzhalter für die Trunkierung sind ? (exakt ein Zeichen) und * (beliebig viele Zeichen).

Trunkierung

Innerhalb der Bestellfelderregeln können und müssen in einigen Fällen Inhalte trunkiert werden. Dabei sind die Platzhalter ? (exakt ein Zeichen)) oder * (beliebig viele Zeichen) zu verwenden.
Links- und/oder Rechtstrunkierung ist möglich. Insbesondere bei Verlagen, die als Quellfeld genutzt werden, können verschiedene Formen des Verlagsnamens auftreten, sodass ggf. für jede Form eine eigene Regel definiert werden muss.

Beispiel: Wiley

In den Daten liegen verschiedene Namensformen vor: Wiley, John Wiley & Sons Inc, WILEY-VCH

Gewünscht ist: Wiley-Titel sind immer über den Lieferant Dreier zu bestellen. In der Bestellfeldermaske soll der Lieferant Dreier immer dann automatisch eingetragen werden, wenn der Titel aus dem Wiley-Verlag stammt.

Folgende Bestellfelderregel wird definiert.

Mit der gleichzeitigen Links- und Rechtstrunkierung werden alle Titel mit dem Inhalt "Wiley" berücksichtigt.

Achtung: Davon ausgeschlossen sind Titel mit dem Inhalt "WILEY". Bei der Definition der Bestellfelderregeln ist neben der Trunkierung derzeit auch die Groß-und Kleinschreibung (hier eines Verlages) relevant. Im Falle Wiley ist zusätzlich eine weitere Regel oder eine zweite Bedingung zu definieren, um auch alle Titel zu berücksichtigen, die die groß geschriebene Form des Verlages beinhalten (Anfrage an iucon gestellt -> Ticket 482, Backlog).

Automatisierter Durchlauf

Der automatisierte Durchlauf der Bestellfelderregeln findet statt bei:

  • jedem Öffnen des Bestellfelder-Formulars
  • bei Bestätigung des Buttons "Feldinhalte füllen"
  • Bestellfelderregeln füllen nur solche Zielfelder, die noch nicht manuell/automatisiert belegt sind.

Die Logik / der Ablauf der Ausführung der Bestellfelderregeln im Detail:

  • ELi:SA prüft, ob für ein leeres Feld eine Bestellfelderregel als Zielfeld vorliegt.
  • Falls ja, werden die Bestellfelderregeln für dieses Feld in der Reihenfolge der Defintion der Regeln abgearbeitet.
  • Das erste erfolgreiche Füllen des Feldes beendet die Bestellfelderregeln für dieses Feld
  • Wenn für ein Feld gar keine Regeln definiert sind oder keine Regel einen Wert liefert, wird der default des Feldes gesetzt (wenn vorhanden)
    • d.h. das Setzen der Defaults ist wie eine weitere standardisierte Form der Regeln zu interpretieren
  • nach Durchlauf aller Regeln und defaults werden die Bestellfelderregeln ein weiteres Mal durchlaufen, da ggf. aufgrund des ersten Durchlaufes Zielfelder entstanden sind, die Quellfelder für weitere Regeln darstellen.
  • Wenn für ein Feld ein erneuter Durchlauf der Regeln erzwungen werden soll, so muss der Inhalt dieses Feldes gelöscht werden.
Hinweise
  • Mit der Funktion "Feldinhalte füllen" in der Bestellmaske werden auf Basis der Bestellfelderregeln all die Felder noch befüllt, die vom ELi:SA-Nutzer leer gelassen wurden.
  • Das Feld Bestellmenge besitzt nicht den default "1" (für ein Exemplar), damit das Feld als Zielfeld einer Bestellfelderregel definiert werden kann.
    • Wenn der default "1" gewünscht wird, bitte eine "einfache" Regel definieren: Bedingung z.B. ISBN=*, Preis>0
  •  Bestellfelderregeln mit Fachgebiet/Systematik als Quellfeld: Bitte den Code der Systematik + Trunkierung nutzen (Doku WGS: https://info.vlb.de/media/wgsneuversion2_0.pdf; Doku Newbooks-Systematik: liegt noch nicht vor)
  • "Eilt" als Zielfeld einer Bestellfelderregel: Das Feld "Eilt" hat als checkbox nur 2 Werte: true / false (markiert / nicht markiert). Es  gibt keinen dritten Wert für "Feld noch nicht markiert/belegt". Daher muss hier - abweichend zu allen anderen Bestellfeldern - definiert werden, dass eine Regel entweder immer oder nie greift (sonst greift eine Regel nur bei nicht belegten Feldern. Die Implementierung erfolgte so, dass das Feld immer - wenn durch eine Regel als Zielfeld definiert - überschrieben wird.

Institutionseinstellungen

Unter der Registerkarte "Institutionseinstellungen" kann lediglich die Vorhaltezeit für Warenkörbe (in Tagen) festgelegt werden. Standardmäßig steht der Wert auf "0". Dadurch werden Warenkörbe nicht automatisch gelöscht.

Meine Einstellungen

Unter "Meine Einstellungen" kann das aktuelle Passwort geändert, verschiedene Optionen ausgewählt (u.a. die Anzeige eines bestimmten Reiters als Startseite) sowie das Firefox-Plugin ELISA_ISBN für den Import von ISBNs aus Webseiten nach ELi:SA heruntergeladen werden.

Passwort ändern

Nach der Erstanmeldung des ELi:SA-Nutzers mit dem Initialpasswort kann das Passwort nach eigenem Ermessen jederzeit geändert werden. Hierbei muss nach Festlegung des Passwortes explizit der Button "Passwort speichern" betätigt werden. Ansonsten geht die Änderung verloren.

Optionen

Unter "Optionen" können verschiedene Einstellungen vorgenommen werden:

  • Startseite: Hier kann ausgewählt werden, welche der in ELi:SA verfügbaren Reiter bei Login als Startseite angezeigt wird
  • Über einen Schieberegler können folgende Funktionen (de)aktiviert werden:
    • Bestandsabgleich: über ISBN gefundene Titel nicht im Plan ausliefern -> es sollen nur die Titel ausgegeben werden, die nicht im Bestand der Bibliothek vorhanden sind
    • Link in den lokalen Katalog: Link für Suche über 'Person + Titel' (neben ISBN) zusätzlich anzeigen -> Diese Funktion wird neben der ISBN auf allen Titellisten zusätzlich angezeigt.
    • Link 'Suche im hbz-Katalog' anzeigen -> auf allen Titellisten verfügbar
    • Link 'Suche im KVK' anzeigen -> auf allen Titellisten verfügbar

Firefox Plugin (ELi:SA_ISBN)

Installation

1. Über den Button "Herunterladen" wird das ISBN-Plugin für Firefox (aktuelle Version 1.70.30) heruntergeladen und installiert.

2. In der Add-on-Verwaltung von Firefox (s. Menü > Add-ons) wird nach abgeschlossener Installation die Anmeldung für ELi:SA vorgenommen (Benutzername und Passwort von ELi:SA eintragen & speichern)

3. Nach Eingabe der Benutzerdaten für ELi:SA sollten auf Webseiten und in ELi:SA (z.B. bei der Suche) 13-stellige ISBNs orangefarben markiert und mit dem Präfix ELi:SA gekennzeichnet sein.

Funktionsweise

  • Bei aktiviertem Picker werden ISBNs mit dem Präfix ELi:SA orange markiert
    • erkannt werden ausschließliche 13-stellige ISBNs, da nur diese nach ELi:SA importiert werden können (kein match für 10-stellige ISBNs vorgesehen)
    • es kann zum verzögerten Nachladen der orangenen Markierung kommen, weil das Plugin erst nach dem Aufbau der Seite die Markierungen setzt und abschließend die Seite neu lädt
  • Mögliche Meldungen, die nach Klick auf eine markierte ISBN kommen können:
    • "Der Titel wurde erfolgreich auf die Merkliste gelegt"
    • "Titel nicht gefunden"
    • "Token nicht gefunden": Meldung erfolgt dann, wenn der Login in Firefox nicht oder nicht korrekt angegeben ist und somit ein Login inkl. Upload der ISBNs verhindert wird
  • Die ISBNs werden standardmäßig auf die Merkliste "ISBNs via Firefox" gelegt
Hinweise zum Plugin
  • grundsätzlich ist das ISBN-Plugin unter Firefox für alle Webseiten und daher auch innerhalb von ELi:SA aktiv
    • d.h. auch ISBNs in ELi:SA werden markiert und könnten über diese Funktion auf die Standard-Merkliste "ISBNs via Firefox" gelegt werden
  • in der Titelvollanzeige von ELi:SA markiert das Plugin auch ISBNs, die unter der Überschrift "Beziehungen" verlinkt sind
    • bei Klick auf diesen Link wird zu dem jeweiligen ELi:SA-Titel navigiert und gleichzeitig wird dabei der Titel wird import in die Merkliste
    • Workaround: rechter Mausklick auf URL der Titel-ISBN und "Link in neuem Tab öffnen" -> der Link öffnet sich in einem neuen Tab, der Import findet nicht statt
  • Wenn das ISBN-Plugin auf einzelnen Webseiten eher die Anzeige stört ...
    • bitte das Plugin temporär deaktivieren unter Menü -> "Addons" -> "Deaktivieren"
Hinweis

Auf der Seite "Meine Einstellungen" gibt es keine orangenen Buttons für "Speichern" oder "Abbrechen" etc. Veränderte Werte werden vom System automatisch übernommen und beim nächsten Öffnen entsprechend angezeigt!

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