FAQ

Im Folgenden finden Sie eine aufbereitete Zusammenstellung der Fragen und Antworten aus den LAS:eR-Webinaren. Diese wird sukzessive ergänzt.

Funktionalitäten des LAS:eR-Pilotsystems

Basisfunktionalitäten

Welche Suchmöglichkeiten gibt es in LAS:eR? Kann auch in abgelegtem Mailverkehr und Verträgen gesucht werden?

Zu Sichten/Objekten gibt es jeweils eigene Suchmöglichkeiten und Filter. Im abgelegten Mailverkehr und Verträgen kann derzeit noch nicht gesucht werden. Hier gibt es ein Konzept, diese unter Berücksichtigung des Rechtemanagements in unterliegenden ElasticSearch Index eingespielt werden. Das wird auf bestimmte Dateitypen beschränkt bleiben (z.B. .docx, .pdf mit ocr, .eml).

Gibt es eine Alert-Funktion für die rechtzeitige Verlängerung (d.h. x Wochen vor Kündigungsfrist wird man automatisch daran erinnert, dass eine Verlängerungsentscheidung ansteht)?

Ja, es können individuelle Kündigungsfristen eingetragen und zugehörige Alerts eingestellt werden, die dann zum angegebenen Zeitpunkt als E-Mail-Benachrichtigung und im LAS:eR-Dashboard an die Kündigungsfrist erinnern.

Besteht die Möglichkeit Daten aus Excel zu importieren?

Ja, in verschiedenen Sichten können Excel-Dateien eingelesen werden, z.B. Finanzdaten. Voraussetzung ist, dass die Daten in Excel in einer für LAs:eR importierbaren Tabellenstruktur vorliegen. Vorlagen für diese Tabellenstruktur werden von LAS:eR bereitgestellt.

Rechtemanagement

Können untergeordnete Berechtigungen vergeben, z.B. nur Zugriff auf den Schriftverlehr oder nur Statistiken, nur Leserechte?

Ja, es gibt verschieden abgestufte Rollen und Rechte auf Ebene einer Institution: Administrator/ Redakteur/Nutzer. Eine weitere Untergliederung (z.B. Statistiknutzer) wird geprüft.

Nachhaltung von Kosteninformationen

Können in LAS:eR komplette Rechnungsdaten erfasst werden oder nur Preisinformationen?

Es gibt insgesamt bereits ungefähr 15 Felder für die Erfassung von Rechnungsinformationen, u.a. auch für Rechnungsnummern, Referenzcodes und Budgetcodes. LAS:eR beinhaltet aber kein Rechnungsmodul/Abrechnungssystem. Preisinformationen können über Excel-Sheets eingelesen werden. Schnittstellen zu den jeweiligen hausinternen Abrechnungssystemen müssten bei Bedarf gesondert besprochen und ggf. entwickelt werden.

Wie funktioniert eine Budgetverwaltung? Diese ist ja notwendig um z.B. cost-per-use zu berechnen.

Die Budgetverwaltung ist bereits implementiert und hat einen relativ großen Funktionsumfang (z.B. Berücksichtigung verschiedener Kosten, Splittung mehrjährige Zahlungen, geschätzte Kosten, bestimmtes Budget, konkrete Rechnung), die auf verschiedenen Ebenen (Paket, einzelne Zeitschrift) eingetragen werden können. Diese Daten können auch als Excel-Import im Batch eingelesen werden.

Lizenzverwaltung

Wird LAS:eR später auch für E-Books zur Verfügung stehen?

Die Verwaltung von eBooks wird mit LAS:eR ebenfalls möglich sein.

Ein Vertrag kann in LAS:eR mehrjährig sein, eine Lizenz ist immer einjährig (innerhalb eines Mehrjahresvertrages)?

Nein, auch die Lizenz kann mehrjährig sein bzw. als Mehrjahreslizenz angelegt werden. In diesem Fall können ggf. auch mehrere Rechnungsinformationen für einzelne Jahre an eine Lizenz angehängt werden.

Wie werden "Selective Packages" bzw. Pick&Choose-Pakete gehandhabt?

Pick & Chose-Pakete können als Ganzes verwaltet werden: Zu Grunde liegt immer die Gesamttitelliste, die tatsächlich lizenzierten Titel können einzeln entweder an- oder abgewählt werden, je nachdem ob man mit der Komplettliste startet oder mit einer "leeren" Liste. Ein Import und Export von Excelllisten ist möglich.

Können Titellisten verschiedener Pakete verglichen werden?

Ja, genau wie beim Vertragsvergleich ist eine entsprechend optisch aufbereitete Überlappungsanalyse möglich.

Was ist genau mit "Holdings" gemeint?

Innerhalb von Zeitschriftenpakteten stellen Holdings die Referenzen auf einen konkreten Titel und Zugriffszeitraum einer Einrichtung dar. Ein Beispiel für ein Holding wäre die Information "Bibliothek X hat den Titel Y für den Zeitraum von A bis B lizenziert". Genau diese Informationen können dann ggf. an die ERM-Module der Next Generation Library System übergeben werden.

Vertragsverwaltung

Wie werden Archivrechte gehandhabt?

Können in LAS:eR im Bereich "Vertragsbedingungen" nachgehalten werden, hierzu steht bereits ein gemeinsam erarbeitetes umfangreiches Merkmalsvokabular zur Verfügung. Eigene Merkmale können beliebig hinzugefügt werden. Alternativ können in LAS:eR auch gesonderte Archivpakete erstellt werden.

Werden die Fernleihinformationen nur pauschal (JA/NEIN) verankert oder granularer (Papierkopie anEndnutzer, elektronische Übertragung, nur Inland etc.)?

Die Lizenzmerkmale zu Fernleihinformationen sind granularer aufgenommen: Fernleihe per Papier oder Fax, Fernleihe über sichere elektronische Verbindung, Elektronische Fernleihe, Fernleihdatensatz muß gespeichert werden, Fernleihbedingungen. Außerdem ist die Liste möglicher Merkmale individuell erweiterbar.

Datenflüsse, Kooperationen und Schnittstellen

GOKb

Was ist die Datenbasis von LAS:eR?

Die Datenbasis von LAS:eR für Titel- und Paketdaten ist im Rahmen der GOKb vorhanden bzw. wird aufgebaut, wobei hier die ZDB federführend ist, die benötigten Pakete aber in Kooperation mit den Anbietern und beteiligten Einrichtungen eingespielt werden. Wie genau sich hier die kooperative Erfassung gestalten wird, wird zur Zeit diskutiert. Grundlage für die Daten sind Titellisten der Anbieter sowie in der ZDB nachgewiesene Pakete. Die Daten der GOKb liegen alle offen unter CC0 vor.

Warum wird eine neue KB aufgebaut? Gab es Überlegungen z.B. die EZB als KB zu nutzen oder Daten aus der EZB zu ziehen?

Eine richtige Knowledge Base fehlte bislang in Deutschland, ZDB/EZB sind unter anderem Ansatz aufgebaut worden. Mit der GOKb kommt unter Führung der ZDB und in enger Kooperation mit der EZB eine bereits etablierte offene Knowledge Base zum Einsatz. Auch die Klärung der zukünftigen Datenflüsse sind Bestandteil dieser engen Kooperation.

Wie gestaltet sich der Umgang mit bibliotheksspezifischen Produkten (d.h. Produkte, die speziell für eine Bibliothek gestrickt werden und nicht als übliche Pakete in einer KB auftauchen)?

Konsortialspezifische/einrichtungsspezifische Produkte können und sollen ebenfalls zentral in die GOKb eingetragen werden; ein entsprechendes Konzept ist derzeit in der Planung. Ein Eintrag in LAS:eR ist nicht sinnvoll, da die GOKb dazu dient, die Weiterverwertung der Daten durch Normierung sicherzustellen.

EZB

Muss die Ampelschaltung in der EZB weiterhin extra durchgeführt werden oder wird dies automatisch mittels einer Schnittstelle geschehen?

Die Gelbschaltung lizenzierter Jounaltitel soll mit LAS:eR automatisiert erfolgen.

Einbindung Nationaler Statistikserver

LAS:eR soll auch Statistiken beinhalten: Wie ist das Verhältnis zum Statistikserver (Frankfurt/Freiburg)? Benötigt man zwei Systeme, die Statistiken vorhalten?

LAS:eR wird in der Lage sein, die benötigten Daten aus dem Nationalen Statistikserver für Auswertungen wie Cost-per-Use abzurufen; diese Schnittstellen und Funktionalitäten werden im Projekt entsprechend von den Statistikserver-Partnern UB Frankfurt und UB Freiburg bearbeitet. Die vollständigen Reports sind ausschließlich über den Nationalen Statistikserver verfügbar; LAS:eR wird originär keine Daten vorhalten, aber Links auf den Nationalen Statistikserver anbieten, damit die entsprechenden Statistiken fürr weitergehende Auswertungen direkt aufgerufen werden können.

Schnittstellen zu Drittsystemen

Wie ist das Verhältnis zwischen LAS:eR und den ERM-Modulen der next generation library systems?

LAS:eR wird über standardisierte Schnittstellen konsortiale Daten für die ERM-Module der NGLS bereitstellen. Mögliche Formate sind z.B. KBART für Titeldaten, JSON oder ONIX-PL für Lizenzmerkmale.

Wird es Schnittstellen zu ACQ4 bzw. zu "normalen" Bibliotheksmanagementsystem geben?

LAS:eR bietet standardisierte Schnittstellen, diese werden aber von den in die Jahre gekommenen BMS nicht unterstützt. Eine entsprechende Schnittstellenprogrammierung stellt entsprechend ein eigenes Projekt dar und kann ggf. frühestens nach Fertigstellung der Vollversion erfolgen. Grundsätzlich müsste aber vorab geklärt werden, welche Daten mit Bibliothekssystemen ohne ERM-Modul überhaupt sinnvoll ausgetauscht werden können.

Individuelle Abfragen: Könnte man für eine "ID" (z.B. issn) abfragen, ob der referenzierte Titel für Walk-in-User zugänglich ist (z.B. für Hinweise im Discovery?)

Prinzipiell ja. Die API existiert, Endpunkte müssen noch definiert werden. Zur ISSN müssten hier z.B. noch weitere Informationen abgefragt werden, diese Anforderungen müssen entsprechend definiert werden.

Wird aus LAS:eR heraus die Freischaltung lizenzierter Inhalte auf Titel-/Paketebene möglich sein?

Hierfür existieren leider schon anbieterseitig keine Schnittstellen. Selbstverständlich kann man diese Pakete/Titel aber als Excel-Datei aus LAS:eR heraus exportieren und so dem Anbieter schicken.

Pilotbetrieb

Wenn es mehr als fünf interessierte Pilotteilnehmer gibt: Nach welchen Kriterien wird eine Auswahl getroffen?

Die eingehenden Bewerbungen werden durch das Projektteam gruppiert nach den gewünschten Bibliothekstypen (UB einschichtig, UB zweischichtig, FHB), mit dem Ziel jeden Typ abzudecken. Ggf. werden wir mit den einzelnen Bewerbern nochmals Rücksprache bezüglich des Lizenzvolumens halten und dann unsere Entscheidung treffen. Auch kleinere Bibliotheken sind bei entsprechendem Lizenzumfang durchaus als Pilot geeignet. Erfreulich wäre ebenfalls, wenn durch die teilnehmenden Einrichtungen möglichst alle Bibliotheksverbünde in Deutschland abgedeckt werden können.

Gibt es für die Early Adopter später eine Ermäßigung auf die Jahresgebühr bzw. wird diese im Test auch bereits verlangt?

Das Preismodell wird erst für die Vollversion angewendet; innerhalb des Pilotbetriebs gilt die "win-win-Situation".

Mit welchem personellen Aufwand ist im Pilotbetrieb zu rechnen?

Dies wird individuell unterschiedlich sein, abhängig vom lokalen Lizenzvolumen. Wir gehen davon aus, dass initial ein höherer Aufwand für den Ersteintrag der Lizenzen betrieben werden muss, im weiteren Verlauf dann aber bereits genau die Arbeitserleichterung eintritt, die wir mit LAS:eR erreichen wollen.

Welche Konsortialinformationen werden den Teilnehmern angezeigt werden?

Eingeschränkt auf die Konsortien der Projektpartner hbz, Hebis und BaWü-Konsortium werden den Piloten ihre entsprechenden Konsortialteilnahmen angezeigt. Die Tiefe der Informationen ist davon abhängig, was der Konsortialführer dem Teilnehmer an Informationen zur Verfügung stellen will. Dazu können (aber müssen nicht) gehören:
- Pakete und Titelliste für den Teilnehmer
- Lizenzbedingungen
- Kosteninformationen
- Bemerkungen und Kündigungs-/Verlängerungsdaten
- Ansprechpartner
- etc.

Systemarchitektur

KB+ und Open Source: Wo ist/wird der Quellcode veröffentlicht?

Als Basis für LAS:eR diente die Software KB+, allerdings ist mittlerweile soviel Eigenleistung in den Quellcode geflossen, dass wir von LAS:eR-Software sprechen und KB+ nur noch eine historische Bezeichnung ist. Während die KB+ mittlerweile unter Closed Source steht, ist und bleibt LAS:eR OpenSource. Der Quellcode ist auf Github verfügbar: https://github.com/hbz/laser

SaaS: Potentiell könnte man auch eine eigene LAS:eR-Instanz aufsetzen und Titeldaten aus der GOKb importieren? Oder ist dies prinzipiell nicht sinnvoll in Hinsicht auf kollektive/konsortiale Verwaltung?

Ja, da open source ist dies natürlich möglich. Zentrale Features von LAS:eR sind aber die Konsortialdaten und die Verknüpfung mit EZB/ZDB und GOKb bzw. die dahinterliegenden abgesprochenen Verfahren z.B. für die Gelbschaltung in der EZB, diese Services sind bei einer lokalen Eigeninstallation natürlich nicht gegeben.

Gelegentlich hört man in letzter Zeit zu ERM das Stichwort Yarm (ebenfalls von K-Int). Hat das noch irgendwas mit LAS:eR zu tun oder ist das ein alternatives ERM-System?

LAS:eR basiert auf der letzten offenen Version der KB+ von K-Int, stellt aber mittlerweile durch die erfolgten Erweiterungen im Umfang von über 500.000 Codezeilen einen eigenen Fork dar. YARM ist der hiervon unabhängige "zweite Wurf" von K-Int bezüglich eines ERMS, der bereits vielversprechende Ansätze zeigt, aber z.B. nicht die für LAS:eR wichtigen konsortialen Funktionen abdeckt.

Wo sind die lokal eingetragenen Daten gespeichert? Wie erfolgt die Datensicherung?

LAS:eR funktioniert nach dem SaaS-Prinzip, die Daten liegen entsprechend auf Servern des hbz und werden dort gesichert.

Open Access

Kann man LAS:eR auch für OA-Publikationsfonds und/oder OA-Mitgliedschaftsmodelle (BMC, PLoS,...) nutzen? Ist dann eine Verknüpfung zu einzelnen geförderten Artikeln möglich?

Das LAS:eR-Projekt ist im Kontakt mit dem Projekt OA2020 um entsprechende Anforderungen aufnehmen und umsetzen zu können.

Verschiedenes

Wurde die neue EU-Datenschutz-Richtlinie berücksichtigt? Kann der Betreiber die notwendigen Textbausteine für das Verfahrensverzeichnis gem. BDSG liefern und zusichern (da SaaS)?

Dieser Komplex wird derzeit insgesamt intern erstellt  und geprüft (Verfahrenverzeichnis, Löschkonzept etc.).

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