Für Konsortialführer

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Aktuelle Version von Melanie Engels
am 18.10.2018, 06:13.

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Für Konsortialführer bestehen die Herausforderungen in der Lizenzverwaltung insbesondere in der Nachhaltung von Kündigungsfristen und anderen Vertragsdaten sowie in der Kommunikation mit Anbietern und teilnehmenden Bibliotheken. Aufgrund der großen Anzahl von Produkten auf der einen Seite und der großen Anzahl von Teilnehmern auf der anderen Seite sind einheitliche Abläufe essentiell für das Management von Konsortiallizenzen. Da bestehende ERM-Systeme in der Regel nicht die konsortialen Bedürfnisse abdecken, verwenden Konsortialführer häufig eigene Datenbanklösungen, Tabellenkalkulationsprogramme oder E-Mail-Archive, um die Übersicht über ihre Konsortialbeziehungen zu behalten. LAS:eR unterstützt Konsortialführer durch die Vereinheitlichung von Daten, Datenablage und Arbeitsabläufen, ohne dabei die individuellen Rahmenbedingungen der Konsortialarbeit aus den Augen zu verlieren.
LAS:eR ermöglicht die Verwaltung von elektronischen Ressourcen in einem System inklusive Konsortial\- und Nationallizenzen.  Lizenzrelevante Informationen wie Laufzeit, Preis, Zugriffsbeschränkungen und Fernleihinformationen werden vorgehalten und für Konsortial\- und Nationallizenzen zentral gepflegt. Durch die optionale Einbindung des Nationalen Statistikservers wird ein Abruf der Statistiken der lizenzierten Angebote und weiterführende Auswertungen wie die Cost-per-Download-Analyse ermöglicht. Für die Übernahme von Daten aus LAS:eR in cloudbasierte Bibliothekssysteme mit ERM-Modul und andere Drittsysteme stehen standardisierte Schnittstellen zur Verfügung.

h1. *Einheitliche Daten*
Konsortialführer verwalten aufgrund der besonderen Anforderungen an das Management ihrer Lizenzen eine große Anzahl verschiedener Daten: So gehören etwa Teilnehmeranzahl, individuelle Lizenzkosten, Kündigungsfristen und allgemeine Lizenz\- und Vertragsbedingungen zu den Informationen, die für die Übersicht über die zahlreichen Konsortialbeziehungen benötigt werden. LAS:eR unterstützt das konsortiale Lizenzmanagement durch einheitlichte Daten und Datenablage, ohne dabei die jeweils individuellen Rahmenbedingungen der Konsortialarbeit aus den Augen zu verlieren:

Die LAS:eR Knowledge Base bietet einen normierten Datenbestand, der durch die Konsortialführer mit ihren jeweiligen Vertragsdaten und Informationen zu Konsortial-, National\- und Allianzlizenzen angereichert wird, z. B. Anbieterstammdaten, Vertragsdokumente, Laufzeiten, Kündigungsfristen, Archivrechte, Preise, Teilnehmerbibliotheken und Kontaktinformationen.
*Erweiterte Lizenzverwaltung*

h1. *Einheitliche Abläufe*
LAS:eR berücksichtigt die besonderen Anforderungen von Konsortialstellen bei der Verwaltung von Lizenzen: Konsortialspezifische Funktionen zur Haltung von Informationen zu Lizenzen, Verträgen und Kosten sind sowohl auf der Konsortialführerebene als auch auf der Teilnehmerebene möglich. Jeder Konsortiallizenz können Teilnehmer zugeordnet werden, ausgewählte Lizenz\- und Vertragsmerkmale der Konsortiallizenz werden in die Teilnehmerlizenz gespiegelt. LAS:eR-Teilnehmer erhalten dadurch eine umfassende Übersicht über Ihre lokalen und konsortialen Lizenzen und können diese gemeinsam in einem System verwalten und weiterführende Analysen (Umsatzsummen nach Anbieter, Konsortium etc.) vornehmen. Durch die zentrale Pflege in LAS:eR entfällt die parallele Nachhaltung konsortialer Lizenzierungen auf lokaler Ebene bei den teilnehmenden Einrichtungen.

LAS:eR ermöglicht die zentrale Ablage aller konsortial relevanten Daten und die Einrichtung von unterstützenden Arbeitsroutinen. Dies reduziert Einarbeitungszeiten im Vertretungsfall und trägt zu einem strukturierten Ablauf aller konsortialen Arbeitsschritte bei.
*Individuell angepasste Abläufe*

h1. *Einheitliche Rückmeldungen*
LAS:eR ermöglicht die zentrale Ablage aller für das konsortiale Tagesgeschäft relevanten Daten und die optionale Einrichtung von unterstützenden Arbeitsroutinen. Dies reduziert Einarbeitungszeiten im Vertretungsfall und trägt zu einem strukturierten Ablauf aller konsortialen Arbeitsschritte bei.

Mit LAS:eR kommunizieren Konsortialführer und Konsortialteilnehmer über einen Kanal. Renewals, Bedarfsermittlungen, Testwünsche und Angebote zur Neugründung von Konsortien werden über ein einheitliches Rückmeldetool übermittelt. Hierdurch ist sichergestellt, dass allen Parteien die jeweils benötigen Daten vorliegen, um die gewünschten Aktionen vorzunehmen. Durch die standardisierte Abfragemöglichkeit wird das Risiko gemindert, dass Rückmeldungen "verloren" gehen oder ausstehende Rückmeldungen übersehen werden.
*Einheitliche Datennutzung & spezifische Datenhaltung*


Die GOKb als LAS:eR Knowledge Base bietet einen normierten Datenbestand, der durch die Konsortialführer in LAS:eR mit ihren spezifischen Lizenz\- und Vertragsdaten angereichert wird, z. B.  Vertragsdokumente, Laufzeiten, Kündigungsfristen, Archivrechte, Preise, Teilnehmerbibliotheken und Kontaktinformationen.

*Zugriffsstatistiken auf Abruf*


Für Konsortialteilnehmer bietet LAS:eR durch die optionale Einbindung des Nationalen Statistikservers Zugriff auf die Statistiken der konsortial lizenzierten Angebote und ermöglicht weiterführende Auswertungen wie die Cost-per-Download-Analyse. Aufwand für Statistikbereitstellungen durch die Konsortialführer kann dadurch reduziert werden.

*Standardisierte Exportschnittstellen*

Durch die zentrale Verwaltung von Konsortien kann LAS:eR Quelle für die Übernahme von Daten zu konsortialen Lizenzteilnahmen in cloudbasierte Bibliothekssysteme mit ERM-Modul und andere Drittsysteme werden.

*Effiziente Interaktion*

Mit LAS:eR kommunizieren Konsortialführer und Konsortialteilnehmer über einen Kanal: Renewals, Bedarfsermittlungen, Testwünsche und Angebote zur Neugründung von Konsortien werden über ein einheitliches Rückmeldetool übermittelt und beantwortet. Beide Konsortialpartnern erhalten in diesem Rahmen die jeweils benötigen Informationen für ihre Entscheidungen und weiteren Abläufe. Durch die standardisierte Abfragemöglichkeit wird das Risiko gemindert, dass Rückmeldungen "verloren" gehen oder ausstehende Rückmeldungen übersehen werden. Konsorten benötigen hierfür keinen eigene LAS:eR-Lizenz sondern werden über die Konsortialstelle entsprechend freigeschaltet.

*Sichtbarkeit optimieren: GASCO-Monitor*

Der LAS:eR GASCO-Monitor gibt Auskunft zu den lizenzierbaren E-Ressourcen der in der Arbeitsgemeinschaft Deutscher, Österreichischer und Schweizer Konsortien (GASCO - German Austrian Swiss Consortia Organization) vertretenen Konsortialführer. Über die zentrale Suche unter [https://laser.hbz-nrw.de/gasco|https://laser.hbz-nrw.de/gasco] werden alle durch die Konsortialstellen in LAS:eR gepflegten Konsortialprodukte erschlossen. Für Konsortialstellen, die noch nicht an LAS:eR teilnehmen, wird als Service ein Grundeintrag des Lizenzportfolios angeboten.